PLAN DE CAPACITACIÓN 2023

La capacitación es un proceso fundamental para permitir la adquisición, actualización y desarrollo de conocimientos, actitudes y aptitudes para alcanzar el mejor desempeño de una determinada función social, profesional o laboral desarrollando habilidades y competencias en aspectos procedimentales, actitudinales y comportamentales.

Para el área de Gestión del Talento Humano es un subsistema fundamental para la organización que se inicia desde la inducción, el onboarding, el reskilling, el upskilling hasta el outplacement en caso de llegar a ser necesario.

Iberoamérica no ha logrado desarrollar aún un sistema de información global que nos permita alcanzar una visión de determinados sectores para conocer por ejemplo los niveles de inversión en este rubro como lo es la capacitación. A continuación, como lo hacemos hace varios años, compartimos data interesante de Estados Unidos, que nos permiten una visión global, guardando las distancias en las proporciones de lo que representa la consideración del tamaño de las organizaciones y los ingresos salariales que varían mucho en las realidades de los diversos países iberoamericanos.

Rubro Capacitación: USD 92.3 billones

En los Estados Unidos de América, en 2021, la inversión total en el rubro Capacitación fue de USD 92.3 billones de dólares superior a los 82.5 billones de dólares en 2020. Para este reporte 2021 Training Industry Report, fue considerada una muestra de 243 organizaciones, de las cuales el 23% fueron empresas grandes (10,000 empleados +), 39% empresas medianas (1,000 a 9,999 empleados) y el 38%, empresas pequeñas (100 a 999 empleados). Es importante acotar la diferencia que existe en la convención de las cifras entre los billones de Estados Unidos (1 billón = mil millones) y los billones latinoamericanos (1 billón = 1 millón de millones).

Impacto de la pandemia en el presupuesto

La pandemia trajo consigo desvinculaciones laborales y revisión de los diferentes presupuestos de manera atípica. Dados estos factores, desde 2020 incluyó tres preguntas nuevas para ayudar a comprender los efectos de la pandemia en el delivery de la capacitación. En términos de cuánta capacitación organizacional se suspendió durante la pandemia, el desglose de las respuestas fue bastante similar para cada conjunto de porcentajes. El 20% fue el porcentaje más alto de respuestas que indicaron que entre el 26% - 50% de su capacitación se suspendió, seguido muy de cerca por el 19% quienes indicaron que entre el 11% - 25% de sus procesos de capacitación se suspendieron y el 18% reportó que suspendieron la capacitación entre el 1% - 10%. Alrededor del 16% de los encuestados indicó que más del 75% de la capacitación se suspendió, mientras que otro 14% dijo que no se produjo ninguna variación.

El presupuesto promedio para capacitación en 2021 para grandes empresas fue de USD 17.5 millones, por debajo de los USD 22.0 millones invertidos en 2020; mientras que para empresas medianas, la cifra se ubicó en los USD 1.3 M, muy por encima de la inversión realizada de USD 808,355 en 2020. Las empresas pequeñas, en 2021 invirtieron USD 341,505 por debajo de la inversión de USD 506,819 en 2020, acorde con el "2021 Training Industry Report".

Peter F. Drucker

"Si su compañía obtiene beneficios, duplique su presupuesto de capacitación; si está en pérdidas, cuadriplíquelo."

Inversión Capacitación por persona

En USA las organizaciones invirtieron un promedio de USD 1,071.00 por persona en 2021, decreciendo de los USD. 1,111.00 por persona invertidos en 2020, tomando en consideración el promedio de inversión entre empresas grandes, medianas y pequeñas acorde con la muestra antes señalada.

Las organizaciones pequeñas realizaron una inversión de USD 1,433.00 por persona, las medianas invirtieron USD 902.00 y las grandes, USD 722.00 por persona capacitada por volumen.

HPC (HHC) - Horas / Persona / Capacitación

El promedio de horas capacitación por persona en 2021 fue de 64.0 horas, evidenciando un incremento sobre las 55.4 horas de capacitación por persona alcanzadas en 2020.

Las grandes empresas disminuyeron las horas de capacitación por persona, de las 102.6 horas en 2020 a 78.1 horas en 2021.

Indicador Horas/Hombre de Capacitación, ha sido tradicionalmente la manera de denominar a las horas de capacitación tanto presupuestadas o efectivas por un determinado número de personas. Sirve para generalizar el tiempo invertido en cursos de capacitación con diversas cargas curriculares tanto para colaboradores de género masculino y femenino.

Fórmula del cálculo: HHC = HTC / NPC

Horas Hombre de Capacitación = Horas Totales de Capacitación / Número de Personas Capacitadas

Capacitación por Facilitadores Externos

En 2021 se registró una disminución en la inversión promedio para contratación de capacitación con Facilitadores Profesionales Externos y Consultores: USD 379,038.00, frente a USD 417,375.00 en 2020. Las grandes empresas invirtieron en promedio USD 1.7 millones frente a USD 108,263.00 para las medianas y USD 24,996.00 para las pequeñas. Un promedio del 7% del presupuesto total de capacitación se destinó a la contratación de proveedores externos en 2021 frente al 11% reportado en 2020.

En 2020 el 33% de las horas capacitación se desarrollaron a través de técnicas b-learning incrementándose del 28% reportado en 2019. El 40% se desarrollaron en salones convencionales con facilitadores presenciales al igual que en 2019.

Plan de Continuidad del Negocio

El 2020 nos presentó mundialmente las condiciones para poner en marcha el Plan de Continuidad del Negocio, y que debe ser implementado y revisado permanentemente. Este Plan de Continuidad requiere fortalecer competencias relacionadas con el engagement, accountability, identidad, entre otras, que empoderen al equipo para dar más de lo esperado, desde la solidaridad que lo permite el sentido de pertenencia.

Un Plan de Continuidad del Negocio (BCP, Business Continuity Plan) es un plan logístico para la recuperación de una organización y con este, lograr recuperarse y restaurar sus funciones críticas, que ante un desastre o evento no deseado, sus operaciones de manera parcial o total se hayan visto interrumpidas o afectadas por factores internos y externos no controlables.

Ernesto Yturralde

"Hoy los colaboradores necesitan entender cuál será su rol dentro de este plan de continuidad del negocio, más allá de su rol funcional, más allá de su rol operativo."

L&D | Learning & Development

Josh Bersin publicó en la Revista Forbes que las empresas de alto rendimiento invierten más en capacitación. Las empresas que están dentro de la categoría de "alto impacto" invierten significativamente más en capacitación que el promedio. Entonces, las compañías que invierten en una estrategia total de Learning & Development (L&D), invierten más por colaborador que aquellas que son consideradas inconsistentes. Esto muestra que el dinero invertido en L&D vale la pena, afirma Bersin.

La Capacitación debe ser considerada como una actividad sistemática, planificada y permanente, cuyo propósito general debe encaminarse a preparar, desarrollar e integrar al Talento Humano al proceso productivo, mediante la entrega de conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes necesarias para mejorar sus competencias orientadas hacia el mejor desempeño de todos los colaboradores en los diversos niveles jerárquicos y posiciones, en sus actuales y futuros cargos, y adaptarlos a las exigencias cambiantes del entorno y del momento.

Según Peter F. Drucker, "el negocio de cada organización" es la "formación y el desarrollo de la gente", porque la verdad, es que la capacidad de cada organización, se detendrá donde su capacidad de recursos humanos se detiene. Los productos y servicios que una organización ofrece, son todas las cosas que hace para cumplir con su negocio, pero el verdadero negocio es la formación y el desarrollo de las personas. Los productos y servicios que ofrece una organización, no sucederán sin la gente. Por lo tanto, cuando se centran en la gente; la gente hará el trabajo.

Aún hay quienes ven a la capacitación como un rubro de gastos y la consideran innecesaria y "cara"; muy probablemente porque desconocen o no han reparado el alto costo de la ignorancia, que conlleva a la incompetencia y a la falta de competitividad.

Henry Ford

“Sólo hay una cosa más cara que formar a un trabajador, y que se vaya... no formarlo, y que se quede.”

Las organizaciones son el resultado de lo que hagan o dejen de hacer quienes la conforman. Cada individuo tiene algo que aportar y para convertir el conocimiento personal en organizacional, es necesario promover un ambiente que fomente el diálogo, la discusión, la observación, la imitación, la práctica y la experimentación desde la alta gerencia hacia abajo de la pirámide organizacional y no bastarán las palabras o afiches en la cafetería, sino con comportamientos que se conviertan en modelo para todos, desde los mismos líderes. Todos somos aprendices y debemos mantener la humilde actitud de aprendiz para crecer y hacer crecer a otros desde la generosidad, afirma Yturralde.

El Desarrollo Organizacional

Definimos el DO | Desarrollo Organizacional como un proceso de gestión, orientado a la acción, relacionado con el funcionamiento, desarrollo y efectividad en las relaciones interpersonales dentro de una organización, para adaptarse mejor y más rápido al entorno externo ante los vertiginosos cambios de los mercados, regulaciones y tecnologías.

El Desarrollo Organizacional es más que una área en una empresa, es la gestión inherente de las gerencias en un proceso de cambio planificado y sistemático en los sistemas de actitudes, creencias, valores y cultura, para que todos sus integrantes, todos, líderes y colaboradores, se sientan parte de una visión compartida, de una misión - de una causa común, sostenible y funcional en un clima laboral adecuado, que permita con el crecimiento y desarrollo de las personas y de su felicidad, el crecimiento y desarrollo de la organización.

El DO incluye la construcción y cohesión de los equipos, sistema de valores, fortalecimiento de la cultura corporativa, su identidad, sentido de pertenencia y orgullo, el aprendizaje compartido, la solución de problemas, el flujo sistémico, entre otros aspectos. La capacitación es apenas uno de los medios como subsistema, y uno importante.

El objetivo fundamental de un PDC | Plan de Capacitación o PAC | Plan Anual de Capacitación, es procurar el desarrollo sostenido de la organización y de sus miembros, teniendo como eje al ser humano, a través del mejoramiento y desarrollo sus competencias y de la capacidad de acción individual y comunitaria, para la satisfacción específica de las necesidades materiales, intelectuales, afectivas y sociales. Para el efecto debe seguirse con una serie de pasos que permitan su establecimiento y puesta en marcha.

La DNC Detección de Necesidades de Capacitación

La DNC | Detección de Necesidades de Capacitación o Diagnóstico de Necesidades de Capacitación, es el proceso orientado a la estructuración y desarrollo, de planes y programas para el establecimiento y fortalecimientos de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes de una organización, con la finalidad de contribuir en el logro de los objetivos corporativos y personales. Las siglas en inglés son TNA (Training Needs Assessment) .

Las necesidades de capacitación existen cuando se genera una brecha entre los requerimientos de una persona para desarrollar sus tareas y labores competentemente, y sus competencias actuales. La DNC es el método para determinar si se requiere una capacitación o entrenamiento para llenar esta brecha.

La determinación de necesidades de capacitación es indispensable para el mejoramiento de cada organización. Esta permitirá detectar las áreas de oportunidad y trabajar en estas, permitiendo que el capital humano de la organización se convierta en el gestor de ventajas competitivas. Recordemos que la capacitación del talento humano le permitirá a todo colaborador lograr sus objetivos individuales y del puesto, al cumplirse, se cumplirán los objetivos de la unidad y finalmente los de la institución. El otorgar al colaborador las herramientas necesarias para realizar adecuadamente su trabajo, genera en este, mayor motivación al contar con los conocimientos que requiere para trabajar mejor y más eficientemente.

Un reporte de DNC debe responder en qué, a quiénes, cuánto y cuándo capacitar. La capacitación debe ser periódica y permanente.

Las DNC permitirán:

• Corregir problemas en la organización
• Reencaminar desviaciones en la productividad
• Reducir impactos por cambios culturales, políticas, métodos o técnicas ante la reducción o incremento del personal
• Abordar soluciones frente a cambios de funciones o de puestos
• Canalizar mejoras por solicitudes de los colaboradores

Soft-Skills & Hard Skills

Ernesto Yturralde comenta que los sistemas educativos contemporáneos o sistemas de enseñanzas tradicionales, se basan en el estudio teórico, que sustenta el estudio más en la memorización, que en la investigación, enfocándose en las evaluaciones de conocimientos mediante pruebas escritas y orales para alcanzar finalmente el certificado impreso.

En el mundo real, las exigencias van más allá de la memorización de hechos y fechas, más allá de los conocimientos que adquirimos, más allá de los saberes, puesto que para alcanzar el éxito se requiere tener las "habilidades sociales" o "habilidades blandas" muy desarrolladas. complementarias a las "habilidades duras" o técnicas.

E.Yturralde se refiere a las llamadas Hard Skills o habilidades duras, como las destrezas técnicas requeridas o adquiridas para desempeñar determinadas tareas o funciones y que se alcanzan y desarrollan por medio de la formación, capacitación, entrenamiento y en ocasiones en el mismo ejercicio de las funciones; mientras que las Soft Skills, denominadas como habilidades blandas, habilidades sociales o people skills, son aquellas requeridas para tener una buena inter-relación con los demás, habi

Objetivos de un Plan de Capacitación

• Estimular el mejoramiento de sistemas de comunicación internos.
• Incrementar la productividad de las personas y por ende de la organización.
• Promover la eficiencia de cada colaborador de todos los niveles jerárquicos.
• Generar un ambiente de mayor estabilidad en el empleo.
• Ayudar a desarrollar condiciones de trabajo más satisfactorias.
• Reducir las quejas de los colaboradores y a proporcionar una moral de trabajo cada vez más elevada.
• Impulsar el mejoramiento de los resultados mediante la aplicación de sistemas y procedimientos.
• Contribuir a bajar los Índices de la Rotación del Talento tanto por renuncias o despidos.
• Proveer al colaborador de una preparación que le permita desempeñar puestos de mayor responsabilidad como parte de un Plan de Carrera
• Promover los ascensos sobre la base del mérito personal con parte de un Plan de Carrera.
• Reducir los accidentes de trabajo.
• Reducir el costo del aprendizaje.
• Bajar los costos operativos.

En la práctica se utilizan indiscriminadamente varios términos en el área de capacitación, desarrollo humano y desarrollo organizacional. Es interesante que podamos diferenciar los distintos términos:

• EDUCACIÓN | Es el proceso generado por toda influencia que el ser humano recibe del ambiente social, sean estos conductas, valores y patrones de comportamientos, a lo largo de toda su existencia, para adaptarse a las normas y los valores sociales vigentes y aceptados en su integración a la sociedad.
• CAPACITACIÓN | Es una actividad planeada y basada en necesidades reales de conocimientos orientadas a una mejor comprensión, desempeño y actitud del ser humano en su puesto actual o futuro. La capacitación nos permite ser más capaces.
• ADIESTRAMIENTO | Una vez realizada la selección de una persona para un puesto de trabajo, es el proceso de enseñanza - aprendizaje orientado a dotar a una persona, de conocimientos con la finalidad de desarrollar sus habilidades para alcanzar los objetivos específicos de su puesto de trabajo. Como es el caso de la milicia y el adiestramiento militar.
• ENTRENAMIENTO | Es un proceso educacional a corto plazo, aplicado de manera sistemática y organizada, mediante el cual las personas aprenden conocimientos, desarrollan aptitudes y fortalecen habilidades en función de determinados objetivos, mediante la transmisión de conocimientos específicos relativos al trabajo. Desde otra óptica, el entrenamiento se alcanza mediante la acción repetitiva de lo aprendido, la repetición mecánica de una acción. Por ejemplo: El Entrenamiento de conteo de billetes a cajeros bancarios.
• FORMACIÓN | Es la etapa inicial de desarrollo de un individuo o grupo de individuos, que se caracteriza por una programación curricular en determinada disciplina o ciencia, y que permite a quien la obtiene, alcanzar niveles educativos superiores.
• DESARROLLO | Corresponde a la Educación que recibe una persona para su crecimiento profesional a fin de estimular la efectividad en el cargo que desempeña con objetivos a largo plazo, y ligadas a un Plan de Carrera.